Vorstandsassistenz (m/w/d)
Unbefristet und in Teilzeit (32 Stunden) oder Vollzeit (40 Stunden)
Als Vorstandsassistenz bist du verantwortlich dafür, alle Abläufe im Vorstandsbüro zu koordinieren, jederzeit den Überblick zu behalten und Ansprechpartner:in für alle Belange des Vorstandsbüros zu sein. Du unterstützt die Vorstände im Tagesgeschäft. Außerdem wird die professionelle, serviceorientierte, freundliche Kommunikation intern und extern sichergestellt. Diskretion ist für dich selbstverständlich. Eine enge Zusammenarbeit mit allen internen Abteilungen und externen Partnern garantiert reibungslose Abläufe, eine umsetzungsorientierte Arbeitsweise ist erwünscht.
Deine Aufgaben
- Entgegennahme von Telefonaten und Sicherstellung der Erreichbarkeit der Zentrale
- Erledigung schriftlicher Korrespondenz mit Vorstandskontakten sowie Spendern
- Mitorganisation des Vorstandsbüros mit klassischen Assistenzaufgaben sowie der Terminkoordination der Vorstände
- Reisemanagement nebst Visabeschaffung primär für Vorstandsreisen
- Empfang von Gästen, Spendern und Partnern mit adäquater Betreuung
- Mitarbeit bei Administration und Unterstützung der Abwicklung von Stiftungsprüfungen/ -Evaluationen/- Gutachten wie Spendensiegel-Anträgen, Jahresabschlüssen, Wirtschaftsprüfungen
- In Vertretung Organisation, Protokollierung und Nachbereitung von Gremiumssitzungen
- Personalmanagement wie z.B. Bewerbermanagement, Bedarfsermittlung und Organisation von Weiterbildungsmaßnahmen o.ä. für das gesamte Team
- Bei Bedarf Unterstützung anderer Abteilungen wie Spenderbetreuung und Fundraising / Kommunikation
Dein Profil
- Berufserfahrung in einer ähnlichen Position idealerweise auf Vorstands-/ Geschäftsführungsebene
- Erfahrung im Bereich Personalmanagement vorteilhaft
- Freundliches und verbindliches Auftreten gegenüber Gesprächspartnern und Spendern
- Selbstständige, strukturierte und teamorientierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke, gutes Ausdrucksvermögen und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse
