Das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen (DZI) in Berlin sucht ab April 2025 eine:n
Mitarbeiter:in (m/w/d) für die Personal- und Finanzsachbearbeitung (Vollzeit)
DAS DZI
Gegründet 1893, ist das Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen ein unabhängiges, wissenschaftliches Informations- und Dokumentationszentrum für das Spendenwesen sowie die Theorie und Praxis der Sozialen Arbeit. Als Stiftung bürgerlichen Rechts wird das DZI getragen vom Senat von Berlin, dem Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, der Deutschen Industrie- und Handelskammer, dem Deutschen Städtetag und der Bundesarbeitsgemeinschaft der Freien Wohlfahrtspflege e.V. Finanziert wird das Institut zu etwa gleichen Teilen aus öffentlichen Zuwendungen (Land Berlin, Bundesfamilienministerium, Bundesentwicklungsministerium) und aus eigenen Einnahmen.
Mit seiner Spezialbibliothek, der Referenzdatenbank DZI SoLit und der Fachzeitschrift Soziale Arbeit bietet der Arbeitsbereich Soziale Literatur des DZI einschlägige und nachgefragte Ressourcen für die Soziale Arbeit. In der Spendenberatung dokumentiert das Institut die Arbeit von Spenden sammelnden Organisationen, bewertet deren Tätigkeit und gibt Auskünfte an Privatpersonen, Unternehmen, Medien, Behörden und andere Interessierte. Die bekannteste Auskunftsform ist dabei das DZI Spenden-Siegel.
Für die Personal- und Finanzsachbearbeitung suchen wir ab April 2025 eine:n Mitarbeiter:in (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossener einschlägiger Ausbildung und umfassender Berufserfahrung.
WAS SIND IHRE AUFGABEN?
Die Personalsachbearbeitung ist verantwortlich für die umfängliche administrative Betreuung des Personals. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
Führung der Personalakten und Personalkonten
Ausfertigung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen für die Beschäftigten
Erstellen der Personalkostenplanung und Stellenpläne
Erstellen der Personalunterlagen und Weiterleitung an den Personaldienstleister für die Einrichtung der Lohnkonten und Entgeltabrechnungen
Kontrolle der maschinellen Berechnungen und Meldungen an die Krankenkassen, die Zusatzversorgungskasse und das Finanzamt
Steuerung und Unterstützung des Recruiting-Prozesses beginnend bei der Stellenausschreibung bis zum Onboarding der neuen Mitarbeitenden
Mitwirkung bei der Erstellung von Reports, Statistiken und Auswertungen
Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Beschäftigte, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger und Behörden)
Die Finanzsachbearbeitung ist verantwortlich für Haushaltsangelegenheiten und Finanzbuchhaltung. Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
Erstellen von Haushaltsplänen und Zuwendungsanträgen
Erstellen von Zwischen- und Verwendungsnachweisen 2
Erstellen des Jahresabschlusses für die Stiftung DZI und die Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung für den Förderverein sowie Begleitung der Jahresabschlussprüfung durch die externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Erstellen von Stellennahmen zu Prüfbescheiden von Zuwendungsgebern und Behörden
Kontrolle der Steuererklärungen und Bescheide des Finanzamts
Liquiditätsüberwachung und Erstellen von Mittelanforderungen
Unterstützung der Buchführung (Prüfung der Eingangsrechnungen und Kontierung, Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Rechnungslegung) und Hausverwaltung (Angebotseinholung und Erstellen von Entscheidungsvorlagen)
Ansprechpartner:in für interne und externe Akteure (Zuwendungs- und Drittmittelgeber, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Behörden)
WAS SOLLTEN SIE MITBRINGEN?
Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Personalkauffrau/-mann oder vergleichbare mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Position, alternativ ein abgeschlossenes Bachelorstudium. Sie verfügen über gute Kenntnisse der einschlägigen rechtlichen Bestimmungen im Aufgabengebiet (u.a. Arbeitsrecht, öffentliches Tarifrecht inkl. Entgeltordnung, Gemeinnützigkeitsrecht, Zuwendungsrecht Land Berlin und Bund) sowie betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Team- und Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit und Flexibilität, haben Organisationsgeschick, ein sicheres und gewandtes Auftreten sowie einen sicheren Umgang mit MS Office-Programmen, DATEV (Rechnungswesen) und digitalen Anwendungen.
Das Arbeiten im Homeoffice ist im Rahmen der betrieblichen Regelung möglich.
Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sehr zugewandten, engagierten Team.
WIR HABEN IHR INTERESSE GEWECKT?
Dann senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail an gensing@dzi.de
Für Rückfragen wenden Sie sich gerne auch telefonisch an: Margrit Gensing +49 30 839 001-18 www.dzi.de
Gleichstellung ist uns wichtig. Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, Alter, Religion oder sexueller Identität.
